Pacific Rubiales Energy - Definición e implementación de procesos de planeación financiera y presupuestal (2013 – 2014)

Pacific Rubiales Energy, hoy llamada FRONTERA ENERGY Co., es una compañía canadiense especializada en exploración y producción de petróleo y gas con operaciones en Colombia, Guatemala, Brasil y Perú. Es la mayor compañía O&G independiente focalizada en Latinoamérica, que genera más de 2.6 billones anuales en EBITDA.

La Gerencia de Planeación Financiera y Presupuesto de la Corporación, consciente del impacto de su labor al interior de la empresa, identificó la necesidad de centralizar y organizar la información proveniente de los indicadores de exploración, producción y comercialización del crudo, para facilitar la toma de decisiones.

Así mismo, la Gerencia identificó que los procesos y procedimientos realizados en su área llevaban mucho tiempo sin actualizarse y no eran entendidos a cabalidad. Así mismo, evidenció que no existía una medición que permitiera conocer el comportamiento de las áreas de la gerencia y el cumplimiento en la generación de entregables que debían ser distribuidos a la organización.

Kap fue contratado por la Gerencia de Planeación Financiera y Presupuesto con el fin de:

  • Implementar un proyecto para integrar y optimizar la gestión de la información presentada a las distintas Vicepresidencias, sobre el desempeño de las distintas unidades de negocio, las empresas y los países donde se tiene operación.
  • Implementar manuales de procesos, políticas y funciones de la Gerencia.

Documentación e implementación de manuales, políticas y funciones: Kap realizó el proyecto en 2 fases:

  • La primera fase se centró en la definición (mapa de procesos, modelos operativos, capacidad de recursos e identificación de objetivos) y en la realización de flujos y documentos de procedimientos (con base en los estándares internos y el esquema de mejoramiento continuo de la norma ISO9001).
  • La segunda fase se centró en el aseguramiento (validación y corrección de los procedimientos), la medición de su cumplimiento y su divulgación, con el apoyo del área de comunicaciones.

Proyecto de indicadores financieros: Kap realizó el proyecto en 3 fases:

  • Definición de indicadores estratégicos para el negocio.
  • Identificación de fuentes primarias de información.
  • Desarrollo de una herramienta gerencial, integrada con los sistemas de la Corporación, cuyo valor radica en un tablero de control que muestra gráficamente los indicadores y permite realizar comparaciones para la toma de decisiones.
  • A partir de la creación de los manuales, las áreas operan controlada y organizadamente, entregando los resultados esperados.
  • La Gerencia recibió de parte del equipo de Kap, una Biblioteca Virtual para facilitar las consultas del personal y tener un consolidado de los procedimientos.
  • La Gerencia cuenta con una herramienta integrada, funcional y muy sencilla de operar, que les entrega información relevante, sistematizada y personalizada para la toma de decisiones o la realización de informes.
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